Agilität und Dynamik

Von der öffentlichen Verwaltung werden Berechenbarkeit, formale Korrektheit und Zuverlässigkeit erwartet. Die dafür zwangsläufig standardisierten Abläufe werden jedoch teils als starr und unflexibel wahrgenommen. Die Kunst ist zweifellos der Spagat zwischen der tadellosen Erfüllung hoheitlicher Aufgaben und flexibler Dienstleistungserbringung. Genau daran arbeiten wir täglich.

Gerade im Verwaltungsbereich böte die Digitalisierung ein riesiges Potenzial zur Prozessoptimierung. Der Kanton, die Gemeinden und IT-Anbieter haben dieses Jahr die Arbeit dafür aufgenommen. Aber sagen wir es klar: Zwar besser spät als nie, aber bedauerlicherweise mindestens fünf Jahre zu spät. Tempo bitte!

Denn die Ansprüche von Einwohnenden an die Verwaltung steigen stetig: Sie soll zeitgerecht, transparent und bürgernah liefern. Bei Stadtentwicklungsprojekten wollen verschiedene Anspruchsgruppen partizipieren. Gut so, denn so können Projekte bereits im Vorfeld auf diverse Bedürfnisse abgestimmt, breit abgestützt und damit bestenfalls ewig lange Einsprachen vermieden werden. 

Warum es Ressourcen braucht
Unsere Welt wird immer vernetzter, aber auch komplexer. Neue (technische) Möglichkeiten schaffen Chancen, die jedoch auch eines angemessenen Umgangs bedürfen; sei dies in der operativen Umsetzung oder auf gesetzlicher Ebene. 

Als Konsequenz steigt und steigt die Anzahl der Gesetze. Alleine auf Bundesebene sind von 1997 bis 2017 rund 113'000 Seiten an Gesetzestexten veröffentlicht worden. Die Fluten zu bewältigen haben nicht nur, aber auch die öffentlichen Verwaltungen. Mit ein Grund, weshalb der Bedarf an Personalressourcen tendenziell steigend ist. Die Umsetzung der Ansprüche ist für uns kein Wunschkonzert. 

Heute die Zukunft auf dem Radar
Was können wir tun? Einerseits die Verwaltung mittels Digitalisierung und permanenter Prozessoptimierung in den Kernaufgaben effizienter und rationeller trimmen. Für die gestaltenden Tätigkeiten andererseits ein agileres Vorgehen vorgeben, das sich flexibel an Veränderungen anpasst. Immer engere Vorgaben wie Gesetze, Verordnungen und Reglemente helfen dafür nicht wirklich.

Wir müssen umdenken, denn die klassisch detaillierte Projektplanung führt in unserer schnelllebigen Zeit nicht selten dazu, dass Vorhaben durch geänderte Rahmenbedingungen bereits vor der Fertigstellung überholt sind. Fatale Organisationsfolgen: Ineffizienz und Statik. 

Deswegen ist sowohl die Verwaltung als auch der Stadtrat Romanshorn angehalten, Prozesse agiler zu gestalten. Dafür braucht es eine klare Zukunftsvision, von der Vorhaben abgeleitet, definiert und lanciert werden können. Bei grösseren Vorhaben ist die Bevölkerung zur Mitentscheidung eingeladen, geringere Projekte werden laufend umgesetzt. Diese können aufgrund von Reaktionen weiterentwickelt oder korrigiert werden. 

Bevölkerung = Vorstandsetage
Wichtiger Bestandteil dafür ist eine positive Fehlerkultur mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung. Heisst: Durch die Übertragung von mehr Verantwortung sollen Mitarbeitende eigenständiger arbeiten können. Führungskräfte müssen so weniger kontrollieren und erhalten dadurch mehr Freiraum. Das führt in aller Regel zu motivierterem und selbständigerem Personal - und als Folge zu einer erhöhten Bürgerorientierung.

Die Stadtverwaltung Romanshorn befindet sich mitten in diesem Wandel. Die eher statische Amtsstube soll zur noch dynamischeren Organisation werden. Das benötigt Zeit und Anstrengung und wird auch Rückschläge mit sich bringen. Die bisherigen Erfahrungen zeigen aber: Es ist gewinnbringend. Für uns wie für unsere Vorstandsetage.

Also für Sie.